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如何舉行首次會議?審核目的、會議內(nèi)容、注意事項介紹!

時間:2023-07-13

   審核的有效性不等于體系運行有效性的全部,成功的審核是客觀公正地進行審核發(fā)現(xiàn),并有效地利用審核發(fā)現(xiàn)不斷地改進體系和運行的績效。
 
  下面我們分享一下:審核知識系列-舉行首次會議(目的、會議內(nèi)容、注意事項)
 
1、首次會議的目的
 
  首次會議由審核組長主持。
 
  其目的是:確認(rèn)對審核計劃的安排達成一致;介紹審核組成員;確保所策劃的審核活動能夠?qū)嵤?/div>
 
  首次會議的參加人員通常包括:審核組成員、受審核方管理層主要人員、受審核方主要職能部門的負責(zé)人、受審核方陪同審核的人員等。第三方認(rèn)證審核的首次會議應(yīng)當(dāng)是正式的,并保存出席人員的記錄。
 
2、首次會議內(nèi)容
 
  首次會議詳略程度應(yīng)與受審核方對審核過程的熟悉程度相一致。在許多情況下, 例如小型組織的內(nèi)部審核,首次會議可包括對即將實施的審核的簡單溝通和對審核性質(zhì)的簡單解釋。

首次會議應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容:
 
  (1) 介紹與會者, 包括審核組成員、觀察員和向?qū)В?概述與會者的職責(zé);
 
 ?。?) 確認(rèn)審核目的、范削和準(zhǔn)則;
 
  (3) 與受審核方確認(rèn)審核計劃以及相關(guān)的其他安排;如:末次會議的日期和時間,審核組和受審核方管理層之間的臨時會議,以及任何新的變動;
 
  (4) 審核中所用的方法, 包括告知受審核方審核證據(jù)只是基于可獲得信息的樣本;
 
 ?。?) 介紹由于審核組成員的到場對組織形成的風(fēng)險的管理方法, 如:審核組到場形成的安全風(fēng)險等;
 
 ?。?) 確認(rèn)審核組和受審核方之間的正式溝通渠道;
 
  (7) 確認(rèn)審核所使用的語言;
 
 ?。?) 確認(rèn)在審核中將及時向受審核方通報審核進展情況;
 
 ?。?) 確認(rèn)巳具備審核組所需的資源和設(shè)施;
 
 ?。?0) 確認(rèn)有關(guān)保密和信息安全事宜;
 
  (11) 確認(rèn)審核組工作時的安全事項、應(yīng)急和安全程序;
 
 ?。?2) 報告審核發(fā)現(xiàn)的方法,包括任何分級的信息;
 
 ?。?3) 有關(guān)審核可能被終止的條件的信息;
 
 ?。?4) 有關(guān)末次會議的信息;
 
 ?。?5) 有關(guān)受審核期間可能的審核發(fā)現(xiàn)的信息;
 
 ?。?6) 有關(guān)受審核方對審核發(fā)現(xiàn)、審核結(jié)論(包括抱怨和申訴)的反饋渠道的信息。首次會議向受審核方提供詢間的機會。
 
3、首次會議的注意事項
 
  舉行首次會議應(yīng)注意以下事項:
 
 ?。?) 首次會議應(yīng)在審核計劃確定的時間內(nèi), 由審核組長主待準(zhǔn)時開始,一般控制在30分鐘左右;
 
 ?。?) 雙方人員簽到,并記錄;
 
 ?。?) 受審核方主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參加首次會議。特殊情況下應(yīng)指定代表參加。審核組不應(yīng)強求某一公司領(lǐng)導(dǎo)非參加不可;
 
 ?。?) 審核計劃如有需要可作適當(dāng)調(diào)整;
 
 ?。?) 應(yīng)營造務(wù)實、融洽、坦誠透明的會議氣氛。

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