質(zhì)量管理體系中的文件控制是確保產(chǎn)品生產(chǎn)和服務(wù)提供過(guò)程中文件的有效性和受控狀態(tài)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
體系文件種類繁多，通?？梢苑譃橐韵聨最悾?/div>
質(zhì)量手冊(cè)：是體系運(yùn)行的綱領(lǐng)性文件，涵蓋體系范圍、流程、相互作用等關(guān)鍵內(nèi)容。例如，IATF 16949明確要求企業(yè)必須有質(zhì)量手冊(cè)。
程序文件：具體規(guī)定各項(xiàng)操作流程和職責(zé)分工，確保體系在日常工作中有序運(yùn)行。
操作規(guī)程：詳細(xì)描述如何執(zhí)行某項(xiàng)具體操作，通常與生產(chǎn)、服務(wù)相關(guān)。
記錄表單：記錄執(zhí)行結(jié)果，作為合規(guī)性的證據(jù)。
外來(lái)文件：包括客戶要求、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商協(xié)議等，通常涉及外部輸入的關(guān)鍵信息。
三、文件控制管理措施
文件的編碼及格式：
制定統(tǒng)一的文件編碼和格式標(biāo)準(zhǔn)，包括文件履歷、目的、范圍等，以便于文件的識(shí)別、追蹤和管理。
文件的編制、審批和發(fā)布：
由具備相應(yīng)能力的人員進(jìn)行文件的編制，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。
文件的審批應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行，確保文件的合規(guī)性和有效性。
文件發(fā)布前，應(yīng)進(jìn)行審批和簽字確認(rèn)，確保文件內(nèi)容得到認(rèn)可。
文件的分發(fā)：
制定文件分發(fā)清單，明確文件的分發(fā)范圍和分發(fā)對(duì)象。
通過(guò)審批后的文件分發(fā)清單進(jìn)行分發(fā)，確保文件只發(fā)放給需要的人員。
分發(fā)后，應(yīng)要求接收人員簽收，以確認(rèn)文件的接收和保管責(zé)任。
文件的標(biāo)識(shí)：
為每份文件賦予唯一編號(hào)，以便于識(shí)別和追蹤。
在文件上加蓋“受控”“有效”等印章，以表示文件的受控狀態(tài)和有效性。
文件的變更：
當(dāng)文件需要變更時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批和修改。
變更后的文件應(yīng)進(jìn)行重新審批和發(fā)布，以確保文件的準(zhǔn)確性和有效性。
對(duì)于變更的內(nèi)容，應(yīng)做好版本管理，確保新舊版本的順利過(guò)渡。
文件的作廢和回收：
當(dāng)文件作廢時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員，并收回作廢文件。
作廢文件應(yīng)進(jìn)行銷毀處理，以防止誤用。
對(duì)于回收的作廢文件，應(yīng)做好登記和記錄。
文件的歸檔和保存：
制定文件歸檔和保存的規(guī)定，明確文件的保存期限和保存地點(diǎn)。
對(duì)重要的文件進(jìn)行備份和存檔，以防止文件丟失或損壞。
定期對(duì)文件進(jìn)行整理和檢查，確保文件的完整性和可讀性。
權(quán)限管理：
設(shè)置文件的訪問(wèn)權(quán)限，確保只有與工作相關(guān)的人員才能獲取相應(yīng)信息。
在電子文檔管理中，應(yīng)嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限，防止不相關(guān)人員誤操作或泄露敏感信息。
電子化管理：
盡可能使用電子文件管理系統(tǒng)（EDMS），實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的版本控制、權(quán)限管理和流程審批。
電子化管理可以提高文件管理的效率，減少人為錯(cuò)誤和紙質(zhì)文件的浪費(fèi)。
定期審查和更新：
隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，文件內(nèi)容也需要不斷調(diào)整和更新。
定期對(duì)文件進(jìn)行審查和更新，確保文件的準(zhǔn)確性和有效性。
四、注意事項(xiàng)
合理確定審批權(quán)限：
企業(yè)應(yīng)合理確定各類文件的審批權(quán)限，避免領(lǐng)導(dǎo)審批過(guò)多文件而導(dǎo)致審批效率低下或質(zhì)量不高。
注重文件細(xì)節(jié)：
文件的封面、格式、頁(yè)碼等細(xì)節(jié)應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，以提高文件的專業(yè)性和可讀性。
加強(qiáng)培訓(xùn)和宣傳：
企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的文件控制培訓(xùn)，提高員工的文件控制意識(shí)和能力。
同時(shí)，通過(guò)宣傳欄、內(nèi)部網(wǎng)站等方式宣傳文件控制的重要性，營(yíng)造良好的文件控制氛圍。
